So geben Sie Arbeitsanweisungen, die von Ihrem Team erfolgreich umgesetzt werden

So geben Sie Arbeitsanweisungen, die funktionieren!

So geben Sie Arbeitsanweisungen, die von Ihrem Team erfolgreich umgesetzt werden 

Wundern oder ärgern Sie sich manchmal über Ihre Mitarbeiter, wenn aufgetragene Arbeiten nicht oder nicht richtig erledigt sind? Oder sind Sie enttäuscht, wenn Sie doch wieder alles selbst machen müssen? Die Ursache dafür kann in einem fehlenden „W“ in Ihrer Arbeitsanweisung liegen. Das lässt Ihren Mitarbeitern ein Schlupfloch, durch das die Erledigung der gestellten Aufgabe vermieden, verzögert oder nicht zu Ihrer Zufriedenheit erledigt wird. Lesen Sie hier, wie Sie Ihre Arbeitsanweisungen so formulieren, dass alle Schlupflöcher geschlossen sind.

Vor Jahren sollte ein Mitarbeiter von mir Briefe frankieren (ja, wir haben damals noch Briefe in die Post gebracht 😉 ) Ich gab ihm 500 Briefe und die Sonderbriefmarken, mit denen sie bestückt werden sollten. Damit verschwand er, um mir nach geraumer Zeit eine Kiste mit den fertig beklebten Briefen zu bringen. Beim ersten Blick auf die Briefe fing ich an zu lachen und meinte: ‚Sehr lustig – die Briefmarke unten rechts hin zu kleben! Sehr originell!‘ Mein Mitarbeiter schaute mich an und fragte: ‚Gehören die da nicht hin?‘. Mir fiel alles aus dem Gesicht – er hatte tatsächlich alle Briefmarken da aufgeklebt, wo die Post ihre Markierung anbringt. Sicher ist das eine sehr spezielle Geschichte, aber trotzdem wahr. Mit einer korrekten Arbeitsanweisung wäre das nicht passiert…

Sie sind neu in der Vorgesetztenrolle und tun sich schwer mit Arbeitsanweisungen? 

Sicher hat bisher das Übermitteln von Arbeiten und Aufgaben unter Kollegen eher auf freundschaftlicher Basis stattgefunden: „Hey Antje, kannst Du für mich dieses oder jenes grade übernehmen?“ Und ein Ja oder Nein hat die Sache besiegelt. Als Vorgesetzte wird es so einfach nicht mehr funktionieren. Für Sie wird sich das Gefühl, eine Arbeitsanweisung zu geben, verändern. Besonders, wenn Sie von der Kollegin zur Führungskraft werden. Lassen Sie sich nicht verunsichern. Wichtig ist, dass Sie Ihre Arbeitsanweisungen klar aufbauen und nachhalten. Mit ein wenig Vorbereitung geben Sie eindeutige Anweisungen und lassen Ihren Mitarbeitern keine Schlupflöcher, um diese nicht umzusetzen.

Sie haben Ihren ersten Mitarbeiter eingestellt?  

Dann nutzen Sie schriftliche Arbeitsanweisungen gleich dazu, nach und nach ein Handbuch für die kommenden Mitarbeiter zu erstellen.

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Sie und Ihr Team sind gut eingespielt?  

Dann reicht häufig ein „Mach mal“ für wiederkehrende Aufgaben. Sie wissen wie Ihr Mitarbeiter tickt und wissen was Sie ihm oder ihr in dieser Kurzform an Aufgaben übergeben können. Leider besteht die Gefahr, dass Sie bei neueren Mitarbeitern mit den „Mach mal“- Aufgaben nicht zurande kommen. Dort fehlen dann Informationen und die Aufgaben werden gar nicht oder nicht richtig ausgeführt. Sie ärgern sich über die fehlerhaften Ergebnisse und Ihr Mitarbeiter natürlich auch. An der Stelle ist es an der Zeit sich mit Arbeitsanweisungen genauer auseinander zu setzen

Was sind Arbeitsanweisungen?  

Arbeitsanweisung – hört sich schrecklich förmlich und altbacken an. Dabei handelt es sich um Aufgaben oder Aufträge, die Sie an einen Mitarbeiter weitergeben. Es kann sich dabei um Routine-Aufgaben handeln, um neue Aufgaben für die Mitarbeiter, um Aufgaben, die zu seiner Stellenbeschreibung dazugehören, um Aufträge, die Sie weiter delegieren. Für alle diese Beispiele sind Arbeitsanweisungen die Grundlage.

Stehen Ihnen diese Gedanken im Weg?  

Es gilt in der Arbeitswelt als wichtiger Wert, sich gut zu verstehen, also gut „miteinander zu können“. Dazu scheint nicht zu passen, dass Sie anderen sagen, was sie zu tun haben. Auf der anderen Seite kommt dann der Gedanke: „Warum sehen die denn die Arbeit nicht?“ Erst umgekehrt wird ein Schuh daraus: Würden Ihre Mitarbeiter alle Arbeiten richtig sehen und machen, wären Sie als Führungsverantwortliche überflüssig und eine unnötige Belastung für das Budget.

Richten Sie Ihre Gedanken neu aus: 

Arbeitsanweisungen sind Bringschulden. Als Vorgesetzte sind Sie für das Ergebnis Ihres Teams verantwortlich. Dazu ist wichtig, dass Sie die zu erreichende Ziele Ihrer Abteilung kennen. Dann können Sie den Weg dahin planen und festlegen, wer im Team: welche Arbeiten, in welcher Zeit an welchem Ort auf welche Weise mit welchen Hilfsmitteln zu welchem Zweck erledigen soll, damit die ganze Mannschaft das Ergebnis schafft.

Arbeitsanweisungen sind Kopfarbeit  

Machen Sie Ihre Arbeit vorher im Kopf (oder auf der Checkliste) und vermitteln Sie die Anweisung dann klar und verständlich an Ihre Mitarbeiter.

Mit diesen Inhalten funktionieren Ihre Arbeitsanweisungen 

Eine klare Arbeitsanweisung beantwortet sieben „W-Fragen“ zu der Aufgabe, die zu erledigen ist: Wer? Was? Wann? Wo? Wie? Womit? Wozu?

Die WER-Antwort  

erklärt eindeutig, welche Person für den Job verantwortlich ist. Viele Arbeitsanweisungen erfolgen im Teamgedanke: „Wir könnten mal wieder die Schreibtische putzen“. Bei Arbeitsanweisungen hört der Teamgedanke auf. Keiner fühlt sich direkt angesprochen und letztendlich macht keiner was. Gefordert ist eine direkte Ansprache: „Frau Martins, bitte reinigen Sie die Schreibtische, sodass Sie bis zwölf fertig sind. Danke!“ Wenn Frau Martins die Arbeit schon kennt, müssen Arbeitsschritte, Geräte und Reinigungsmittel nicht beschrieben werden.

Die WAS-Antwort  

legt fest, wie groß die anstehende Aufgabe ist. Kann es schon die Gesamtaufgabe sein wie zum Beispiel „Besprechungsraum herrichten“? Oder geht es erst einmal um Teilaufgaben? Wie zum Beispiel:
– Tische in U-Form stellen für 22 Personen, außen bestuhlt
– 30 Gläser und fünf Boxen eindecken für Tagungsgetränke
– Beamer in den Besprechungsraum stellen
Was genau und wie viel davon soll verrichtet werden? Diese Entscheidung ist abhängig vom Können und Wollen der Mitarbeiter sowie von den zur Verfügung stehenden Hilfsmitteln. Wer viel kann und will, kann größere Aufgaben übernehmen.

Die WANN-Antwort 

ist ein spitzer Stolperstein. Haben Sie schon mal gedacht: „Das ist ja immer noch nicht fertig!“? Hinterfragen Sie zuerst sich selbst, ob Sie einen Termin gesetzt haben. Menschen machen immer die Arbeiten zuerst, die zeitlich drängen. Arbeiten ohne Termin pressieren nicht, sondern wandern beständig an das Ende der To-do-Liste.

Die WO-Antwort 

hat es in sich: „Bitte sortieren Sie als Nächstes die Ablage!“ scheint eine klare Arbeitsanweisung zu sein. Doch zehn Minuten später ärgern Sie sich, wenn Ihre Mitarbeiterin mitten im Büro auf dem Fußboden sitzt, die Ablage um sich verteilt und alle Kollegen ständig über die Papiere steigen. Sie hat es sicher gut gemeint, doch „Gut gemeint“ entpuppt sich oft als Gegenteil von „gut“, wenn Sie als Vorgesetzte es nicht besser vermitteln, was Ihnen wichtig ist.

Die WIE-Antwort 

Zur Wie-Antwort gehören präzise Angaben. Geben Sie Standards vor, unter Umständen schriftliche Gebrauchsanweisungen. Jemand kann sich an neue Aufgaben wagen, wenn eindeutige Checklisten das Wie vorgeben. Mit der Wie-Antwort hängt oft die Womit-Antwort zusammen.

Die WOMIT-Antwort 

Mit welchen Mitteln oder Hilfsmitteln soll die Arbeit verrichtet werden? Welche Geräte, welches Handwerkszeug? „Bitte reinigen Sie noch die Scheiben der Vitrine“, so hatte die Arbeitsanweisung gelautet. Jetzt sind die Kunststoffscheiben blind. Mangels Angabe des richtigen Reinigungsmittels rückte die neue Mitarbeiterin dem Plexiglas mit Scheuermilch zu Leibe! Wer die Womit-Frage automatisch als geklärt voraussetzt, darf sich nicht wundern, wenn es schiefgeht.

Die WOZU-Antwort 

wird sehr oft vergessen. Dabei erklären Sie den Sinn und Zweck der Arbeit, die Hintergründe. So erkennen Ihre Mitarbeiter Zusammenhänge, werden zu einem Teil vom Ganzen und wachsen in größere Aufgaben hinein. Erkennt ein Mitarbeiter das Warum / Wozu einer Aufgabe, wird er diese mit einem anderen Verständnis ausführen und das Ergebnis ist besser.

Überprüfung nicht vergessen! 

Jede Arbeitsanweisung ist so wirksam wie ihre Überprüfung. Wer hat schon für die Schule gelernt, wenn der Lehrer nicht geprüft hat? Der Soll-Ist-Vergleich überprüft konsequent. Sprechen Sie Abweichungen an und erkennen Sie erreichte Ziele an.

Wie setzen Sie jetzt am einfachsten um? 

  • Immer dann, wenn eine Aufgabe ansteht oder eine Anweisung nicht funktioniert hat, schnappen Sie sich Ihre Checkliste für Arbeitsanweisungen.
  • Beantworten Sie in Stichpunkten alle W-Fragen zur Aufgabe.
  • Formulieren Sie die Anweisung in 1–2 Sätze und geben diese danach an den betreffenden Mitarbeiter.
  • Ist die Aufgabe mit allen „W’s“ bestückt, lassen Sie dem Mitarbeiter keinen anderen Ausweg, als diese zu erledigen.
  • So stellen Sie als Vorgesetzte sicher, dass die Ziele Ihrer Abteilung erreicht werden.
  • Sammeln Sie die Checklisten Ihrer Arbeitsanweisungen an einem Ort, dann haben Sie sie beim nächsten Mal, wenn die Aufgabe wieder anfällt, griffbereit.
  • Zusätzlich erstellen Sie sich so nach und nach ein Handbuch für Arbeitsanweisungen in Ihrer Abteilung.
  • Das ist besonders hilfreich, wenn neue Mitarbeiter ins Team kommen!

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!

Sie haben Fragen oder Anregungen? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar unter dem Beitrag oder schreiben Sie mir: hallo@kirsch-komm.de.

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