Aufgaben richtig delegieren!

Aufgaben richtig delegieren

Aufgaben richtig delegieren! 

Workbook Aufgaben richtig delegieren
Eine von den acht wichtigsten Führungsaufgaben ist das Delegieren von Aufgaben. Doch wie geben Sie Aufgaben so an Ihre Mitarbeiter weiter, dass sie richtig ausgeführt werden? Dieses Workbook führt Sie Schritt für Schritt durch den Prozess, sodass Sie sich Zeit schaffen können für Ihre Führungsaufgaben.

Was heißt „delegieren“ überhaupt? 

Delegieren heißt, dass eine Person eine bestimmte Aufgabe einer anderen Person zuweist, und die andere Person sich bereit erklärt, diese Aufgabe zu übernehmen oder zu Ende zu führen. Soweit die Theorie – umgesetzt in die Praxis steckt das Delegieren voller Stolperfallen.

In diese Falle sind schon viele Führungskräfte gegangen

Kennen Sie diese Gedanken: „Bevor ich jetzt die Aufgaben meinem Mitarbeiter erklärt habe, habe ich sie schneller selbst gemacht.“ oder „Na prima, das Ergebnis der Aufgabenstellung habe ich ganz anders erwartet – hätte ich es doch gleich selbst gemacht.“ In diese Falle sind schon viele Führungskräfte gegangen.

Ja, Delegieren macht Arbeit 

In der Vorbereitung scheint das Delegieren von Aufgaben zuerst etwas mehr Arbeit zu machen. Doch mittel- und langfristig lohnt es sich! Und es ist eine Sache der Betrachtung. In der Vergangenheit hatten Sie nicht viel Aufwand mit der Vorbereitung – dafür waren die Ergebnisse nicht so, wie Sie sie brauchten. Also hatten Sie das doppelte an Arbeit, wenn Aufgaben nochmal gemacht werden mussten. Somit hebt sich der Zeitaufwand schnell auf.

Warum Sie dennoch Aufgaben delegieren sollten 

Durch richtiges Delegieren verschaffen Sie sich zeitlichen Spielraum, den Sie für Ihre Führungsaufgaben brauchen. Wenden Sie Zeit dafür auf, Arbeitsanweisungen zu organisieren und die erforderlichen Ressourcen zu beschaffen, damit Sie Ziele so produktiv wie möglich erreichen. Um Aufgaben richtig zu delegieren, gehört zuerst einmal

  • die richtige Einstellung
  • eine klare Aufgabenstellung für den Mitarbeiter
  • eine anschließende Kontrolle und Rückmeldung an den Mitarbeiter

Was hält Sie bisher vom richtigen Delegieren ab? 

„Ach, jetzt drückt mir die Chefin auch noch ihre Aufgaben auf – wozu ist sie denn da?“

Kennen Sie diese Bemerkung? Haben Sie eventuell selbst einmal über Ihre/n Vorgesetzte/n so gedacht? Sie werden merken, dass es vielfältige Gründe gibt, Aufgaben an Mitarbeiter weiterzugeben. Und sicher ist es nicht der, dass Sie sich dann als Vorgesetzte auf die faule Haut legen wollen. Überlegen Sie zuerst, warum Sie Aufgaben delegieren wollen. Wenn Sie Klarheit darüber haben was der Grund für das Delegieren ist, werden Sie mit mehr Überzeugung handeln und Ihre Mitarbeiter werden es leichter akzeptieren.

Welche Aufgaben eignen sich zum Delegieren? 

Damit Sie die richtigen Aufgaben zum Delegieren finden, schauen Sie sich als erstes Ihre Aufgaben an. Am besten führen Sie 3 – 5 Tage lang ein Echtzeitprotokoll in dem Sie alles notieren, was Sie den lieben langen Arbeitstag so erledigen. Schauen Sie sich dann die Aufgaben an und

  • finden Sie Routinearbeiten, spezielle Projekte oder ganze Funktionen, die gut auch von anderen erledigt werden können.
  • finden Sie Aufgaben, Projekte oder Funktionen, die andere mit einem Minimum an Schulung oder Training-on-the-Job erledigen können.

Wie wählen Sie den passenden Mitarbeiter für eine Aufgabe aus?

Ihre Aufgaben zum Delegieren haben Sie gefunden – jetzt wählen Sie einen passenden Mitarbeiter dafür aus. Um den richtigen zu finden, überlegen Sie zuerst, welche Tätigkeiten bei den Aufgaben anfallen. Danach entscheiden Sie, welche Fähigkeiten der Mitarbeiter dafür braucht. Dann suchen Sie den Mitarbeiter aus, der am besten passt oder den Sie in eine bestimmte Richtung entwickeln möchten.

Workbook Aufgaben richtig delegieren
Mehr Gründe zum Delegieren, Ideen für Aufgaben zum Delegieren und Tipps  zur Auswahl des richtigen Mitarbeiters finden Sie im Workbook!

Jetzt kann es losgehen mit dem Delegieren!

Sie brauchen 7 Schritte, um Aufgaben richtig zu delegieren: 

  • Führen Sie ein persönliches Gespräch mit dem Mitarbeiter.
  • Beschreiben Sie konkret die Aufgabe.
  • Stimmen Sie Erfolgsmaßstäbe und Zuständigkeiten ab.
  • Zeigen Sie auf, welche Ressourcen zur Verfügung stehen.
  • Stellen Sie fest, ob Bedarf an Training oder Coaching besteht.
  • Definieren Sie die Verantwortung, die mit der Aufgabe übertragen wird.
  • Einigen Sie sich auf Parameter für Kontrolle und Feedback.

Was passiert, nachdem die Aufgabe erledigt ist? 

Geben Sie Ihrem Mitarbeiter eine Rückmeldung. Um immer wieder neue Erkenntnisse aus den Delegationsaufgaben zu erhalten, ist es sinnvoll, nach der Erledigung jeder zugewiesenen Aufgabe ein Resümee zu ziehen. Setzen Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter zusammen und sprechen Sie über seine und Ihre Eindrücke.

Workbook Aufgaben richtig delegieren
In dem Workbook „Aufgaben richtig delegieren“ finden Sie für jeden Schritt eine Checkliste, die Sie bei Ihrer Vorbereitung unterstützt.

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg! 

Sie haben Fragen oder Anregungen? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar unter dem Beitrag oder schreiben Sie mir: hallo@kirsch-komm.de.

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