Mitarbeitergespräche: Zielgerichtet Kritikgespräche führen

Kritikgespräche führen

Zielgerichtet Kritikgespräche führen 

Viele meiner Workshop-Teilnehmer/innen tun sich schwer damit, Kritikgespräche zu führen. Zum einen fühlen sie sich selbst nicht wohl „Kritik“ zu verteilen und zum anderen besteht oft eine Unsicherheit, wie diese Gespräche am besten zu führen sind. Hier beschreibe ich Ihnen wie Sie zielgerichtet, klar und auch einfach mit Ihrem Mitarbeiter ein Kritikgespräch führen.

Warum macht uns das Wort KRITIK so zu schaffen? 

Prüfen Sie für sich, wie Ihr Bauchgefühl zum Wort Kritik ist. Fühlt es sich negativ, schwer, herausfordernd an? Wenn ja, dann ändern Sie als erstes Ihre Einstellung zu „Kritik“. Ansonsten wird diese Art der Gespräche negativ, schwer und herausfordernd für Sie bleiben. Und das schlägt sich auf die Gesprächsatmosphäre und den Verlauf des Gesprächs nieder. Probieren Sie, ob Sie das Wort „Kritik“ für sich umdeuten können. Stellen Sie sich vor, dass Sie Ihre Mitarbeiter nicht kritisieren, sondern korrigieren. Denn nichts anderes ist es, wenn Sie Fehler Ihrer Mitarbeiter aufdecken, dann gilt es den Kurs zu korrigieren, um ein Ziel zu erreichen. Und gleich fühlt es sich nicht mehr so schwer an, richtig?

Auf folgendes Beispiel beziehe ich mich in diesem Beitrag 

Frau Müller ist seit 2 Jahren in einem Unternehmen und seit drei Monaten Teamleiterin. Obwohl andere im Team schon viel länger als sie in der Firma sind, ist die Wahl für die Position auf sie gefallen. Frau Müller braucht von ihrer Team Sekretärin dringend eine PowerPoint-Präsentation für eine Besprechung mit einem potenziellen Kunden in einer Stunde. Gestern traf sie die zuständige Mitarbeiterin (Frau Schmidt) in der Kaffeeküche und hat mit ihr ausgemacht, dass die Präsentation heute Morgen ausgedruckt auf ihrem Schreibtisch liegt. Frau Schmidt unterhält sich im Moment mit einer anderen Kollegin. Frau Müller geht zu ihr und fragt nach der Präsentation. Die Reaktion? „Oh, es war so viel zu tun und ich dachte, Sie brauchen die Präsentation erst morgen.‘ – Jetzt war Frau Müller extrem unter Zeitdruck und auch echt genervt. ‚Na ja, solange Sie noch Zeit haben zu quatschen, ist ja alles gut!‘ Sie dreht sich um und eilt in ihr Büro, um die Präsentation bis zum Kundentermin noch fertigzumachen. Ein Gedanke schießt Frau Müller durch den Kopf: ‚Bei meiner Vorgängerin hätte sie sich das nicht erlaubt – ob sie mich als Vorgesetzte nicht akzeptiert?‘

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Um gute Kritikgespräche führen zu können, braucht es etwas Vorbereitung und Übung 

Gewöhnen Sie sich an, nach jeder Aufgabe / Anweisung, die Sie Ihrem Mitarbeiter geben, ein kurzes Feedback-Gespräch folgen zu lassen. Und das ist nicht immer ein Kritikgespräch – das kann auch sehr wohl ein Anerkennungsgespräch sein.

Grade sehe ich Ihr Gesicht… „Wie soll ich denn diese Gespräche alle führen? Ich habe doch so kaum genug Zeit, um meinen Job zu erledigen“.

Feedback-Gespräche, wenn sie konsequent geführt werden, brauchen nur ein paar Minuten und die haben Ihre Mitarbeiter verdient, oder? Richtig eingesetzt, werden Feedback-Gespräche zu einem wichtigen Führungs-Tool:

  • Sie nehmen Einfluss auf das Teamklima
  • Sie verringern Konflikte
  • Sie vermindern Missverständnisse
  • Sie wirken motivierend
  • Sie können Fehler und Fehlverhalten korrigieren

Das sollten Sie wissen, bevor Sie ein Kritikgespräch führen: 

Ist es Ihnen schon mal passiert, dass Ihr Chef Sie in sein Büro zitiert, Ihnen die Rübe wäscht und Sie dann wieder an die Arbeit schickt? Sie hatten keine Gelegenheit, ihm Ihre Sichtweise darzustellen oder zu argumentieren, warum etwas schiefgegangen ist?

Was macht das mit Ihnen?

Erfahrungsgemäß sausen den ganzen Tag in Ihrem Kopf Erklärungen und Argumente herum, wie Sie dem Chef hätten plausibel machen können warum etwas schief gegangen ist. Und weil der Chef es nicht hören wollte, lassen Sie sich bei anderen darüber aus. Sie fühlen sich ungerecht behandelt und irgendwie abgekanzelt. Mal abgesehen davon, dass Sie den Rest des Tages im Kopf blockiert und bockig sind. Und manchmal hat am Abend auch Ihr Partner noch etwas davon…

Psychologischer Hintergrund:

Wenn ein Chef (oder irgendjemand) uns mit einem Fehler konfrontiert, dann ist das für uns immer das Gefühl von ‚ich bin erwischt worden‘. Berechtigt oder nicht, ist dabei zweitrangig. Es drängt sich eine Rechtfertigungshaltung auf. Wir wollen Kopf und Kragen retten, wir wollen uns verteidigen. Das ist ein Mechanismus, der bei den meisten Menschen einsetzt. Das Stresshormon Adrenalin hat hier einen großen Anteil. Konfrontiert mit dem Fehler, schwappt es in uns hoch und blockiert unsere rationale Hirnhälfte. Das Rechtfertigen und Argumentieren hilft uns dabei, das Adrenalin wieder runterzufahren und erst dann ist unser Kopf wieder bereit, in ein lösungsorientiertes Denken zu kommen. Fehlt dieser Schritt im Gespräch, dann rennen wir voller Emotionalität (Adrenalin) aus dem Gespräch und prusten dafür an den falschen Orten damit raus.

Die richtige Vorbereitung bevor Sie ein Kritikgespräch führen: 

1. Starten Sie positiv in das Gespräch 

Beginnen Sie jedes Gespräch positiv, egal ob es ein Anerkennungs- oder Kritikgespräch ist. Gemeint ist ein positiver Satz. Machen Sie nicht den Fehler, bei einem Kritikgespräch alle guten Eigenschaften des Mitarbeiters zu loben und dann ganz kurz Ihre Kritik anzubringen. Wenn Ihnen ein Kritikgespräch aus oben genannten Gründen schwerfällt, versuchen Sie durch vorangestellte positive Bemerkungen die Kritik abzufedern. Schlimmstenfalls erreichen Sie damit, dass die positiven Sachen bei Ihrem Mitarbeiter hängen bleiben und das negative hinten runterfällt. Dann ist Ihrem Mitarbeiter nicht klar, dass er etwas verändern muss. Trennen Sie immer die Anerkennung von der Kritik. Ein positiver Gesprächsstart könnte sein: „Danke, Frau Schmidt, dass Sie pünktlich zu unserem Gespräch kommen.“ oder „Prima, dass Sie so kurzfristig einrichten konnten zu mir zu kommen.“ Diese Sätze reichen als positiver Beginn eines Feedback-Gesprächs. Es nimmt die Spannung von Ihrem Mitarbeiter und schafft eine positive Gesprächsatmosphäre.

2. Schildern Sie klar den Sachverhalt und die Auswirkung 

Benennen Sie klar und sachlich den Grund, weshalb Sie sich mit Ihrem Mitarbeiter zum Gespräch treffen. Und geben Sie immer mit, welche Auswirkung die Erledigung der Anweisung hat. Lassen Sie Ihre Mitarbeiter an Erfolgen teilhaben. Zusätzlich zeigen Sie auf, dass Ihre Mitarbeiter eine wichtige Rolle in Ihrem Team spielen.

Für mein Beispiel könnte ein negatives Feedback so starten:
Grund für das Gespräch:
„Frau Schmidt, Sie hatten die Anweisung eine Präsentation für einen potenziellen Kunden vorzubereiten. Diese hatten Sie nicht vorbereitet, sodass ich sie selbst erstellt habe.“

Auswirkung:
„Da ich die Präsentation nicht rechtzeitig fertig hatte, kam es zu einer Verzögerung meines Kundentermins. Der Kunde war verärgert und ich konnte ihn danach nicht mehr davon überzeugen, dass unsere Dienstleistung die richtige für ihn ist.“

3. Beziehen Sie Ihren Mitarbeiter ein, fragen Sie nach dem Grund 

Nachdem Sie den Gesprächseinstieg positiv begonnen, den Sachverhalt und die Auswirkung dargelegt haben, ist die Zeit Ihrem Mitarbeiter das Wort zu überlassen. Am besten eignet sich dafür eine offene Frage, um in den Dialog zu gehen. Bei einem negativen Feedback ist die Frage nach dem Grund genau die Plattform, damit Ihr Mitarbeiter jetzt alle Ausreden, Rechtfertigungen und Argumente loswerden kann, die ihm durch den Kopf schwirren.

Miteinbeziehen des Mitarbeiters:
„Frau Schmidt, wie kam es dazu (dass die Präsentation nicht fertig war)?“

Und jetzt kommt ein entscheidender Punkt: 

Auch wenn Sie merken, dass es sich bei den Argumenten Ihres Mitarbeiters um fadenscheinige Fakten handelt – sagen Sie nichts dazu! Hören Sie aktiv und interessiert zu, nicken Sie mit dem Kopf und unterbrechen Sie Ihren Mitarbeiter nicht.

Genau hier ist der Zeitpunkt in Kritikgesprächen, an denen sie öfter schon mal entgleisen, Sie in Diskussionen mit Ihrem Mitarbeiter kommen, ob wirklich so viel zu tun war oder was auch immer. Das Widerlegen der Argumente bringt Sie nicht weiter. Es zieht das Gespräch nur in die Länge (deshalb haben Sie auch das Gefühl, dass Kritikgespräche so zeitintensiv sind) und Sie weichen vom ursprünglichen Thema ab. Außerdem lässt sich an dem Fehler, den Sie kritisieren im Nachgang nichts mehr ändern, egal welche Gründe dafür genannt werden. Dieser Zeitpunkt dient ausschließlich als Plattform dafür, dass Ihr Mitarbeiter den Kopf frei und das Adrenalin gesenkt bekommt, um anschließend in eine lösungsorientierte Denke zu kommen. Also nochmal: Solange Ihr Mitarbeiter spricht, aktiv zuhören, interessiert nicken und selbst NICHTS sagen. Erst wenn Ihr Mitarbeiter fertig ist, sind Sie wieder am Zug!

4. Übergeben Sie Ihrem Mitarbeiter die Verantwortung für sein Tun 

Fragen Sie Ihren Mitarbeiter was er verändern wird, um zukünftig seine Aufgabe zu erledigen.

Irgendwann werden Ihrem Mitarbeiter die Argumente und Begründungen ausgehen und dann führen Sie das Kritikgespräch weiter mit der nächsten Frage. Jetzt geht es darum, Ihrem Mitarbeiter die Verantwortung zu übergeben für das was er tut. Fragen Sie ihn, was er zukünftig in dieser Situation tut, um seine Aufgabe zu erledigen. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter die erste Lösung vorschlagen. Achtung, diese kann von Ihren Vorstellungen abweichen. Macht nichts, belassen Sie es erst einmal dabei! Nehmen Sie im ersten Schritt auch etwas „weichere“ Lösungsvorschläge an. Entscheidend ist, dass Ihr Mitarbeiter Ihnen eine Lösung anbietet, nicht dass Sie ihm eine präsentieren. Ihr Mitarbeiter ist eher bereit, seine eigene Lösung umzusetzen als die von Ihnen vorgegebene. So übergeben Sie ihm die Verantwortung für sein Tun. Probieren Sie diesen Schachzug aus, es lohnt sich.

„Frau Schmidt, ich nehme Ihre Begründung zur Kenntnis. Doch vorbei ist vorbei. Was werden Sie zukünftig tun / verändern, damit die angeforderten Präsentationen rechtzeitig bei mir vorliegen?“

5. Notieren Sie sich den Lösungsvorschlag 

Notieren Sie sich den Lösungsvorschlag Ihres Mitarbeiters und wie er seine Aufgabe umsetzen möchte. Dann vergessen Sie nichts und sind für das nächste Gespräch besser vorbereitet.

6. Legen Sie einen Folgetermin fest 

Nachdem Ihnen Ihr Mitarbeiter seinen Lösungsvorschlag genannt hat und Sie diesen notiert haben, legen Sie einen Termin für ein nächstes Mitarbeitergespräch fest. Bitte kündigen Sie den Termin an, damit Ihr Mitarbeiter sich darauf einrichten kann. Bis zu dem Termin beobachten Sie, ob Ihr Mitarbeiter seine Lösung verfolgt und umsetzt. Das Gespräch kann dann in der zweiten Runde entweder ein positives Feedback (Aufgabe erledigt) oder ein negatives Feedback (Aufgabe nicht erledigt) werden. Zur Vorbereitung des Gesprächs nehmen Sie immer die gleiche Gesprächsvorlage und bereiten es entsprechend vor.

7. Beenden Sie jedes Mitarbeitergespräch positiv 

Genau wie beim Einstieg beenden Sie jedes Mitarbeitergespräch positiv. Auch hier gilt, ein Satz reicht. Bei einem positiven Gespräch bekräftigen Sie die Leistung und motivieren so Ihren Mitarbeiter bei seiner guten Leistung zu bleiben. Bei einem negativen Gespräch bestätigen Sie Ihrem Mitarbeiter, dass Sie ihm die Leistung zutrauen. So bauen Sie Vertrauen in sein Können auf und motivieren ihn, seine Leistung zu erbringen.

Vermeiden Sie diesen Abschlusssatz:
„Ich hoffe, dass es beim nächsten Mal besser klappt.“

Mit der Hoffnung im Satz geben Sie zum Ausdruck, dass Sie nicht darauf vertrauen, dass es funktioniert. Besser passt hier:
„Ich bin mir sicher, dass Sie es hinbekommen!“

Mit dieser Vorgehensweise werden Sie kurze, klare und zielführende Kritikgespräche führen.

Ich wünsche Ihnen dabei viel Erfolg! 

Sie haben Fragen oder Anregungen? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar unter dem Beitrag oder schreiben Sie mir: hallo@kirsch-komm.de.

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