REGELN FÜR KONSTRUKTIVE KORREKTURGESPRÄCHE

Regeln für konstruktive Mitarbeitergespräche
Die hier gemeinten Mitarbeitergespräche haben nichts mit Jahresgesprächen, Zielgesprächen oder 360° Gesprächen zu tun. Sondern es geht um die täglichen kleinen Rückmeldungen zu Fehlern, die Ihre Mitarbeiter machen. Jedes Mal wenn Sie Ihrem Mitarbeiter eine Anweisung oder Aufgabe gegeben haben, sollten Sie Ihrem Mitarbeiter (nach Erledigung) eine Rückmeldung dazu geben. Diese kann entweder positiv (korrekt erledigt) oder negativ (nicht korrekt erledigt) sein. Um den Gesprächen einen konstruktiven Verlauf zu geben, gibt es ein paar Regeln, die ich Ihnen hier gerne vorstelle.

Was sind Korrekturgespräche?

Die meisten von Ihnen werden Kritik-Gespräche kennen. In meinen Workshops merke ich immer wieder, dass sich die Teilnehmer mit dem Begriff „Kritik-Gespräch“ unwohl fühlen. „Kritik“ ist für viele ein negativ belegtes Wort, sodass es manchen Führungskräften schwerfällt Kritik-Gespräche zu führen. Es wird unnötig Druck aufgebaut und die Führungskraft bereitet sich auf ein „schweres“ Gespräch vor. Das ist für die Gesprächsatmosphäre nicht gut. Meistens geht es in diesen Gesprächen um das Korrigieren eines Verhaltens oder einer Arbeitsleistung, also nenne ich sie Korrektur-Gespräche. Das nimmt den Druck raus und die Führungskraft geht gelöster und offener in die Gespräche.

Wie funktionieren konstruktive Korrekturgesprächen?

Immer wenn Sie als Führungskraft Ihrem Mitarbeiter eine Anweisung oder Aufgabe gegeben haben, sollten Sie nach einer festgelegten Zeit auch ein Feedback-Gespräch dazu führen. Dieses kann entweder positiv (Anweisung korrekt durchgeführt) oder negativ (Anweisung nicht korrekt durchgeführt) sein. Ist eine Anweisung nicht korrekt ausgeführt, dann erfolgt ein Korrektur-Gespräch. Um den Gesprächen einen konstruktiven Verlauf zu geben, gibt es ein paar Regeln, die ich Ihnen hier gerne vorstelle:

1. Schaffen Sie Leistungsstandards

Je genauer Sie Leistungsstandards definieren und kommunizieren, umso einfacher haben Sie es, den Soll/ Ist – Vergleich durchzuführen

Ein Leistungsstandard ist eine mit einer Kontrollzahl versehenen Aufgabe. Somit ist die Leistung gut messbar.  Eine der wichtigsten und gleichzeitig schwersten Aufgaben einer Führungskraft ist die Beurteilung der Mitarbeiter.
– Woran machen Sie die Leistung des Einzelnen fest?
– Wann ist ein positives Feedback angesagt und wann ein negatives – also ein Korrektur-Gespräch?

Machen Sie es sich einfach und legen Sie sinnvolle Maßstäbe fest, an denen Sie Ihre Mitarbeiter messen und beurteilen können. Sobald Leistungsstandards festgelegt sind haben Sie eine hervorragende Basis, um in Ihren Mitarbeitergesprächen einen Soll/Ist Vergleich herzustellen. Machen Sie sich Gedanken darüber, welche Erwartungshaltung Sie an Ihre Mitarbeiter haben. Diese gilt es in Worte zu fassen, sodass sie auch für Ihre Mitarbeiter greifbar und nachvollziehbar ist. So können Sie eine Liste erstellen und nutzen, um Ihre Mitarbeiter fair zu beurteilen.

2. Behandeln Sie alle Mitarbeiter gleich

Es geht nicht darum „beste Freunde“ zu werden, sondern darum, ein gutes Arbeitsklima herzustellen

Natürlich ist Ihnen klar, dass Sie alle Ihre Mitarbeiter gleich behandeln sollen. Doch einfach ist das nicht. Manche Mitarbeiter liegen Ihnen einfach mehr, andere weniger. Animositäten können dazu beitragen, dass Sie manche Mitarbeiter weniger gut leiden können als andere. Ihre Aufgabe als Führungskraft ist es, sich davon freizumachen. Leichter gesagt als getan. Auch hier können Ihnen die Leistungsstandards helfen Ihre Mitarbeiter neutral und wertfrei zu beurteilen. Ein Tipp an dieser Stelle: Bauen Sie mit den Mitarbeitern die Ihnen nicht so liegen einen guten Kontakt auf. Gehen Sie öfter mit ihnen einen Kaffee trinken oder führen Sie mehr Gespräche mit Ihnen. Das kann Ihnen dabei helfen Animositäten abzubauen.

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3. Kritisieren Sie unter vier Augen

Achten Sie darauf, Ihren Mitarbeitern Korrekturen und Kritik ausschließlich unter vier Augen zu geben

Auch dieser Punkt ist, wenn wir darüber sprechen, ganz logisch. Doch ich glaube, niemand kann sich davon freisprechen einen Mitarbeiter auch schon mal vor Kollegen oder Kunden kritisiert zu haben. Das sind manchmal kleine Rückmeldungen an die Betroffenen oder unbedachte Kommentare aus der Situation heraus. Bitte seien Sie an dieser Stelle vorsichtig. Sollte Ihnen ein Kritikpunkt bei einem Ihrer Mitarbeiter auffallen, dann machen Sie sich eine Notiz. Schnappen Sie Ihren Mitarbeiter und geben ihm oder ihr bei nächster Gelegenheit eine Rückmeldung unter vier Augen. Beim Kritisieren im Beisein von Anderen kann es Ihnen passieren, dass sich die Anderen auf die Seite des Kollegen schlagen, sodass Sie dann eine Unruhe im gesamten Team haben.

4. Führen Sie das Gespräch mit Fragen

Geben Sie Ihrem Mitarbeiter im Korrektur-Gespräch eine Plattform für Ausreden

Kennen Sie Gespräche mit Ihren Vorgesetzten, in denen Ihnen Kritik oder Korrekturen genannt werden und Sie dann wieder an die Arbeit geschickt werden, ohne dass Sie die Möglichkeit hatten einen Kommentar dazu abzugeben? Wie fühlt sich das an? Erfahrungsgemäß kommen Sie aus dem Büro Ihres Chefs und alle Ihre Argumente gegen den Korrekturpunkt stecken Ihnen im Hals fest. Sie sind in dem Gespräch nicht zu Wort gekommen und häufig diskutieren Sie dann Ihre Argumente im Kollegenkreis. Somit wird der komplette Vorgang unnötig aufgebauscht. Ersparen Sie Ihren Mitarbeitern diese Situation und bieten Sie in dem Korrektur-Gespräch eine Plattform an, um diese Argumente bei Ihrem Mitarbeiter herauszulassen. Folgende Fragen können Sie zum Beispiel nutzen:
-„Wie kommt es, dass Sie dies oder jenes nicht erledigt haben?“
– „Aus welchem Grund ist die Anweisung von Ihnen nicht richtig ausgeführt?“

Lassen Sie sich gerne von Ihrem Mitarbeiter erklären was die Gründe für sein/ihr Verhalten sind und nehmen Sie keine Stellung dazu. Fragen Sie im Anschluss was er oder sie dazu tut, sein/ihr Verhalten oder Arbeitsweise zu verändern, um Ihrer Erwartungshaltung gerecht zu werden.

5. Ermutigen Sie zur Wahrheit

Ermutigen Sie Ihren Mitarbeiter zur Wahrheit doch versuchen Sie diese nicht zu erzwingen

Manchmal kommt es vor das sich Ihre Mitarbeiter (speziell in einem Korrektur-Gespräch) Ausreden und Rechtfertigungen einfallen lassen, warum sie diese oder jene Leistung nicht erbringen konnten. Manche Begründungen können auch schon mal an den Haaren herbeigezogen sein. Obwohl Sie es besser wissen, bitte überführen Sie Ihren Mitarbeiter nicht bei einem Schwindel. Das bringt Sie letztendlich nicht weiter und für die Atmosphäre des Gespräches ist es auch nicht gut. Ermutigen Sie Ihren Mitarbeiter zur Wahrheit doch versuchen Sie diese nicht zu erzwingen. Nehmen Sie die Ausreden hin, nicken Sie interessiert aber kommentieren Sie diese nicht. (Ich weiß, das ist schwer.) Warten Sie bis Ihr Mitarbeiter mit seinen Ausführungen fertig ist und führen Sie dann das Gespräch mit Fragen weiter wie zum Beispiel im nächsten Punkt genannt.

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6. Legen Sie das künftige Verhalten fest

Lassen Sie Ihren Mitarbeiter zuerst einen Lösungsvorschlag nennen

– „Was werden Sie dafür tun, um das Ziel xy beim nächsten Mal zu erreichen?“
– „Was werden Sie verändern, um der Erwartungshaltung zukünftig gerecht zu werden?“

Legen Sie mit dem Mitarbeiter zusammen das künftige Verhalten fest. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter zuerst einen Lösungsvorschlag nennen. Wenn Sie diesen akzeptieren können, dann tun Sie das bitte. Bei jedem Vorschlag, den Ihr Mitarbeiter bringt und den Sie als zukünftiges Verhalten akzeptieren, wird Ihr Mitarbeiter alles dran setzen diesen zu erfüllen. Der Mitarbeiter übernimmt damit die Verantwortung für sein/ihr Tun. Denn schließlich hat er/ sie den Vorschlag gemacht und nicht Sie als Chef.

7. Kontrollieren Sie offen

Je offener Sie kontrollieren und je schneller Sie Feedback geben, umso mehr wird Ihr Mitarbeiter es schätzen

Kontrolle – schon wieder so ein Wort, das für viele negativ belegt ist. Bitte berücksichtigen Sie, dass dieses Wort aus dem englischen in unsere Führungskultur gekommen ist: to control (dt.: steuern). Im Deutschen ist daraus Kontrolle geworden. Etwas was wir alle nicht so mögen – weder wollen wir kontrolliert werden noch mögen wir andere kontrollieren. Fakt ist, dass es für Ihre Mitarbeiter wichtig ist kontrolliert (gesteuert) zu werden. Denn das gibt Ihnen die Möglichkeit Rückmeldungen zu der Arbeit des Mitarbeiters zu geben. Diese Art der Wahrnehmung und Rückmeldung zeigt Ihrem Mitarbeiter, dass Sie Interesse daran haben was er oder sie erledigt, schafft oder auf die Beine stellt. Kontrollieren Sie nicht heimlich, sondern so offen wie möglich. Das nimmt Ihren Mitarbeitern den Druck und die Angst ständig unter Beobachtung zu stehen.

So setzen Sie im Arbeitsalltag um:

Führen Sie ein kleines Notizbuch mit, in dem Sie positive und negative Beobachtungen aus dem Arbeitsalltag Ihrer Mitarbeiter notieren. Nutzen Sie diese Notizen um regelmäßige Feedback-Gespräche mit Ihren Mitarbeitern führen. 2-3 Minuten pro Gespräch reichen vollkommen aus. Und sollten es mal negative Feedbacks sein, dann berücksichtigen Sie diese Regeln, um das Gespräch konstruktiv zu führen.

Welche Erfahrungen haben Sie mit Korrektur-Gesprächen gemacht? Hinterlassen Sie mir gerne einen Kommentar.

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