Wertschätzendes Feedback geben

Als Führungskraft geben Sie Anweisungen, Sie delegieren Aufgaben und Sie vereinbaren Ziele mit Ihren Mitarbeitern. Zu all diesen Dingen gehört immer im Anschluss ein Feedback. Nach jedem erledigten Auftrag und der dazugehörigen Kontrolle durch Sie, sollten Sie Ihre Mitarbeiter eine Rückmeldung geben, wie er/sie die Aufgabe erfüllt hat.

Wertschätzendes Feedback geben

1. Das gehört zu einem wertschätzenden Feedback
2. So geben Sie ein positives Feedback
3. Negatives Feedback – korrigieren, nicht kritisieren 

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1. Das gehört zum wertschätzenden Feedback 

Ein positives Feedback fällt Ihnen sicher leicht. Doch was ist mit den negativen? Schieben Sie diese auch gerne hinaus? Sie wissen nicht wie Sie diese konkret angehen? Sie fühlen sich unwohl dabei Ihren ehemaligen Kollegen, jetzt Mitarbeitern, negative Rückmeldung zu geben? Je länger Sie diese raus schieben, umso mehr Druck bauen Sie in sich auf. Das führt dann dazu, dass Sie tatsächlich kritisieren und dass auch noch mit Dampf. Nicht selten verlaufen dann die Gespräche unnötig hart. Das können Sie sich ersparen, indem Sie zeitnah eine Rückmeldung geben. Das bedeutet, dass Sie eine Liste führen sollten, in der Sie notieren, welcher Mitarbeiter welche Aufgaben erhalten oder übernommen hat und zu welchem Datum diese fertig sind.

Was macht das mit Ihren Mitarbeitern?

Sie haben sicher schon gehört, dass negatives Feedback immer unter vier Augen besprochen werden sollte. Das führt oft zu dem Fehler, dass die positiven Rückmeldungen zwischen Tür und Angel geben werden, und für die negativen Rückmeldungen die Mitarbeiter in ein Büro bestellt werden. Was macht das mit Ihren Mitarbeitern? Die positiven Rückmeldungen werden als solches nicht konkret wahrgenommen und sobald Sie einen Mitarbeiter in Ihr Büro bestellen, zieht dieser die Schultern ein und denkt sich: “Oh welchen Fehler hab ich denn jetzt wieder gemacht?”

Folgende Regeln gelten für beide Arten der Rückmeldung:

Schaffen Sie Leistungsstandards

Legen Sie für Ihre Abteilung ganz klar das SOLL fest. Erreicht ein Mitarbeiter das SOLL, so geben Sie ihm Anerkennung (positives Feedback). Weicht das IST vom SOLL ab, dann legen Sie mit dem Mitarbeiter Maßnahmen fest, mit denen er das SOLL erreichen kann (negatives Feedback). Schildern Sie den SOLL-Zustand ganz konkret. Der kritisierte Mitarbeiter muss ganz genau wissen, welche Leistung Sie von ihm erwarten. Kritisieren Sie zunächst den Tatbestand. Legen sie dann gemeinsam fest, was zu tun ist, damit das nicht wieder passiert. Lassen Sie sich nicht beeindrucken von Ausreden. Die Korrektur ist erst zu Ende, wenn es zur Einsicht beim Mitarbeiter kommt.

Behandeln Sie alle Mitarbeiter gleich

Übersehen Sie nicht schwache Leistungen der Lieblingsmitarbeiter. Achten Sie immer wieder auf den Grundsatz der Gleichbehandlung. Ob es ältere oder jüngere Leute sind, Damen oder Herren, Inländer oder Ausländer – bei einem Fehler sind alle gleich. Auch die Art der Korrektur darf sich bei gleichem Tatbestand nicht unterscheiden. Ihre Mitarbeiter reagieren sensibel auf unterschiedliche Behandlung.

Führen Sie das Gespräch mit Fragen

Durch Ihre Fragen öffnet sich der Mitarbeiter und kommt selbst zu neuen Einsichten. Fragen schaffen seltener Konfrontationen als Behauptungen. Warten Sie nach einer Frage immer die Antwort ab.

Ermutigen Sie zur Wahrheit

Machen Sie es dem Kritisierten leicht, Fehler und Versäumnisse einzugestehen. Er tut das, wenn er keine negativen Folgen fürchten muss. Vor allem ängstliche Naturen werden durch ärgerliches und barsches Verhalten des Vorgesetzten abgehalten, die Wahrheit zu sagen. Sie werden immer nach Ausreden suchen. Lassen Sie Kritik nie in eine ablehnende Haltung übergehen. Sie tragen nicht nach und behandeln den Kritisierten nicht anders als vorher. Vermeiden Sie Strafe durch Nichtachtung. Hat er solche Strafen zu fürchten, verleugnet er Fehler.

2. So geben Sie ein positives Feedback 

Achten Sie auf die folgenden Punkte bei einem positiven Feedback:

• geben Sie Ihre Anerkennung aufrichtig und angemessen, übertreiben Sie nicht
• beschreiben Sie die beobachtete Verbesserung konkret und detailliert
• benutzen Sie dieses Gespräch nicht als Einstieg in andere Themen
• missbrauchen Sie das Gespräch nicht dazu, vom Mitarbeiter zusätzliche Verbesserungen zu verlangen
• haben Sie keine Angst davor, ein Lob auch wirklich auszusprechen – selbst, wenn ein Mitarbeiter darauf einmal verlegen oder misstrauisch reagiert

Aufbau des positiven Feedback Gesprächs:

Beginnen Sie positiv

Schließlich wollen Sie den Mitarbeiter nicht gleich verscheuchen. An dieser Stelle reicht ein Satz wie zum Beispiel: “Schön, dass wir Zeit haben miteinander zu sprechen.” oder “Danke, dass Sie zu unserem Gespräch gekommen sind.”

Sagen Sie konkret, was gut ist

Vermeiden Sie globale Aussagen wie: „Du hast Deine Arbeitsweise richtig toll verbessert.“ Beziehen Sie sich auf eine Anweisung, eine Zielvereinbarung oder eine delegierte Aufgabe.

Beschreiben Sie konkret die positiven Auswirkungen

Benennen Sie positive Folgen, die durch die Erfüllung der Aufgabe erreicht wurden. „Der Kunde war sehr zufrieden und hat einen Folgeauftrag platziert.“

Wecken Sie das Mitteilungsbedürfnis des Mitarbeiters

Zu Recht sind Mitarbeiter stolz auf ihre Leistung, fragen Sie: „Wie haben Sie dies geschafft?“ Unterbrechen Sie nicht, werfen Sie keine eigenen Erfahrungen mit ein.

Bieten Sie Hilfe an

Bleiben Sie in dem bereits angesprochenen Leistungsbereich und fragen Sie: „Was kann Sie bei der Arbeit noch unterstützen?“

Nennt der Mitarbeiter Unterstützungs-maßnahmen

Sagen Sie konkret, was Sie tun werden und tun Sie es dann auch.
VORSICHT: Versprochen ist versprochen und wird niemals gebrochen!

Enden Sie positiv

Schließlich möchten Sie motivieren!!!

Bedanken Sie sich für das Gespräch und stärken Sie noch einmal das Selbstwertgefühl des Mitarbeiters. “Vielen Dank für Ihren Einsatz, bleiben Sie so engagiert!”

3. Negatives Feedback – korrigieren, nicht kritisieren

Auf die folgenden wichtigen Punkte sollten Sie im Verlauf eines negativen Feedbacks besonders achten:

• konzentrieren Sie sich auf das Problem – nicht auf die Person
• beschuldigen Sie den Mitarbeiter nicht
• hören Sie aufmerksam zu
• betonen Sie, dass Sie die Hilfe des Mitarbeiters brauchen
• greifen Sie jeden brauchbaren Vorschlag des Mitarbeiters auf

Aufbau negatives Feedback Gespräch

Beginnen Sie positiv

Schaffen Sie eine angenehme Gesprächsatmosphäre zum Start. Hier können Sie die gleichen Sätze wie bei einem positiven Feedback nutzen.

Erklären Sie den Sachverhalt

Beziehen Sie sich auch hier auf eine Anweisung, eine Zielvereinbarung oder eine delegierte Aufgabe. Erklären Sie dem Mitarbeiter das SOLL und wo der Mitarbeiter z. Zt. Steht. Vermeiden Sie Emotionen und seien Sie so konkret wie möglich.

Beziehen Sie den Mitarbeiter mit ein

Bitten Sie ihn, Ihnen zu helfen und zeigen Sie ihm, dass Sie an seiner Meinung interessiert sind. Fragen Sie nach der Ursache, aus welchem Grund das SOLL noch nicht erreicht ist.

Ergründen Sie das wieso, denn der Mitarbeiter weiß es am besten. Stellen Sie offene Fragen, Sie sind schließlich am Grund für den Leistungsabfall interessiert. Seien Sie nicht irritiert, wenn hier der Mitarbeiter mit Ausreden kommt, warum er das SOLL nicht erreicht hat. Diskutieren Sie hier NIE die Ausreden, sondern fahren Sie mit dem nächsten Punkten fort, sobald der Mitarbeiter fertig ist mit seinen Erklärungen.

Holen Sie ihn ins Boot (Lösung) 

Bitte vermeiden Sie Ihrem Mitarbeiter jetzt zu sagen, was er zu tun hat. Lassen Sie Ihren Mitarbeiter eine Lösung finden. Dadurch übernimmt er eher die Verantwortung zur Umsetzung der Lösung. Fragen Sie ihn: “Was wollen SIE tun, um das SOLL noch zu erreichen?” und warten Sie ab, welche Lösungsvorschläge kommen. Notieren Sie diese.

Wie wird umgesetzt? 

Ganz wichtig: Das entscheiden Sie! Kaufen Sie die Lösungen, die Ihr Mitarbeiter vorschlägt nur dann, wenn sie Sinn machen. Stellen Sie klar, was von wem bis wann wie zu erfolgen hat. Bieten Sie immer Hilfe bei der Umsetzung an. “Was brauchen Sie von mir um Ihre Lösung umzusetzen? / Wie kann Sie bei der Umsetzung unterstützen?”

Terminabsprache

Sprechen Sie einen neuen Termin für ein weiteres Gespräch ab. Bis dahin hat Ihr Mitarbeiter Zeit, seine Lösung umzusetzen. Vor dem Folgegespräch kontrollieren Sie wieder den SOLL / IST – Zustand. Und entsprechend dem Ergebnis führen Sie zu diesem Termin ein negatives oder ein positives Feedback Gespräch.

Enden Sie positiv

Schließlich möchten Sie motivieren!!! “Ich bin mir sicher, dass Sie die Umsetzung schaffen!”

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg!

Sie haben Fragen? Dann kontaktieren Sie mich gerne auf dem Weg, der für Sie am besten passt:

Telefonisch: +49 621 54578435
E-Mail: a.kirsch@kirsch-komm.de

Mich interessiert, was Sie bewegt und an welchen Herausforderungen Sie knabbern.