TIPPS UM ZEITFALLEN ZU VERMEIDEN

Tipps wie Sie Zeitfallen vermeiden

9 Tipps wie Sie Zeitfallen vermeiden 

Es gibt immer wieder Zeitfallen, die Ihre Planung durcheinanderwirbeln. Schauen Sie hier, welche Tipps Ihnen gefallen und für Sie umsetzbar sind. Damit Sie zukünftig Ihre Zeitfallen vermeiden!

Telefon

Ausgehende Telefonate:

Sicher kennen Sie diese Situation:

Immer wenn Sie jemanden am Telefon sprechen möchten, ist er ‚gerade nicht im Büro‘, ‚in einer Besprechung‘, ‚irgendwo in der Nähe‘, aber nicht am Telefon.

Bitte vereinbaren Sie mir der Sekretärin /Assistenten eine konkrete Zeitangabe wann Ihr Ansprechpartner erreichbar ist. Steigen Sie dann in das nächste Gespräch ein mit den Worten: „Sie (Frau Sekretärin) haben mir gesagt, jetzt ist ein guter Zeitpunkt Herrn/Frau xy zu erreichen. Ist er/sie da?“ Mit dieser Formulierung steigen Ihre Erfolgsaussichten tatsächlich Ihren Gesprächspartner zu erreichen.

Eingehende Telefonate:

Sicher kennen Sie diese Situation:

Sie arbeiten konzentriert an einer komplexen Aufgabe und mittendrin klingelt das Telefon und jemand braucht etwas von Ihnen. Nach Erledigung des Telefonats gehen Sie zurück an Ihre Aufgabe und siehe da, Sie fangen wieder von vorne an, weil Sie den Faden verloren haben. So brauchen Sie die doppelte Zeit um Ihre Aufgabe zu erledigen.

Gewöhnen Sie sich an, bei Aufgaben die eine hohe Aufmerksamkeit und/oder Konzentration erfordern, nicht erreichbar zu sein. Geben Sie Ihr Telefon an ein/e Kollege/in, schalten Sie es für diesen Zeitraum aus oder ziehen Sie sich in einen Raum zurück in dem Sie nicht gestört werden. Damit gewährleisten Sie eine schnelle und konzentrierte Erledigung Ihrer Aufgaben.

Memos und Kurznachrichten

Fassen Sie sich kurz, dadurch sparen Sie Zeit beim Schreiben und die Empfänger beim Lesen. Gleichzeitig erhöhen Sie die Wahrscheinlichkeit, dass Ihr Memo vollständig gelesen wird. Schreiben Sie Memos nie nur für eine Person, dann ist das Telefon das bessere Kommunikationsmittel.

Beantwortung schriftlicher Anfragen

Wenn die Form es zulässt, antworten Sie möglichst immer auf dem erhaltenen Dokument. Schreiben Sie an den Rand, machen Sie (wenn nötig) eine Kopie, und senden Sie das Dokument wieder zurück. Sie haben die Anfrage ohne Aufwand beantwortet, und der Anfrager hat sowohl die Frage als auch die Antwort auf einem Dokument. So wird die Verwaltung des Vorgangs vereinfacht.

Vermeiden Sie unnötigen Perfektion! Gerade die heute zur Verfügung stehenden Arbeitsmittel (PCs mit Laserdrucker, Faxgeräte, usw.) fressen unheimlich viel Zeit für die Erstellung von unwichtigen Dokumenten. Oft würden kurze handschriftliche Notizen vollkommen ausreichen.

Lernen Sie, „Nein“ Sagen

Dann brauchen Sie weniger Versprechen einhalten und müssen weniger Kompromisse eingehen. Zudem verhindern Sie so das sogenannte „Burn-out – Syndrom“ und können sich stattdessen mehr auf Ihre persönlichen Qualitäten konzentrieren.

Organisieren Sie Ihren Posteingang (Eingangskasten und Mail)

Entscheiden Sie sofort, ob die Post / die E-Mail

  • von Ihnen persönlich bearbeitet werden muss
  • von jemand anderem bearbeitet oder
  • abgelegt werden kann oder
  • direkt in den Müllkorb wandert.

Dabei sollten Dokumente nur einmal angefasst werden. Wenn Ihr persönlicher Einsatz gefordert ist, erledigen Sie es gleich.
Bei E-Mails erhalten Sie oft Werbung oder unwichtige Nachrichten. Diese blockieren Ihren Tagesablauf, da Sie manchmal nicht erkennen können, ob diese Mails wichtig sind oder nicht. Weisen Sie die Verfasser ausdrücklich darauf hin, dass Sie Mails dieser Kategorie nicht mehr empfangen möchten. Weisen Sie außerdem darauf hin, dass Mails dieser Art kontraproduktiv sind und beim nächsten Mal mit Konsequenzen zu rechnen ist.

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Terminvereinbarung

Wenn Sie einen Termin vereinbaren, planen Sie gleichzeitig auch das Ende. Nur so können auch die nachfolgenden Verabredungen pünktlich beginnen. Prüfen Sie vor der Terminabsprache ggf. die Anreisemöglichkeiten. Das kann unnötige Wartezeiten verhindern. Machen Sie es sich auch zu eigen, Ihre Termine kurz vorher zu bestätigen. Sie ersparen Sie sich damit viel Ärger, Zeit und Kosten. Extrembeispiel: Kunde in New York musste einen Tag vor dem Termin wegen einer dringenden Angelegenheit verreisen.

Reisezeit nutzen

Nutzen Sie Ihre Reisezeit. Wenn Sie mit dem Auto fahren, können Sie zum Beispiel eine Lern-CD hören. Sie können dabei mitsprechen oder laut reden, auf der Autobahn hört Sie niemand! Vom Telefonieren im Auto rate ich Ihnen ab, neben dem Sicherheitsaspekt können Sie sich keine Notizen machen und verpassen so vielleicht wichtige Details.

Wenn Sie mit anderen Verkehrsmitteln unterwegs sind oder als Beifahrer im Auto sitzen, dann ergeben sich immer Möglichkeiten etwas Sinnvolles zu erledigen. Wichtig ist, dass Sie die richtigen Hilfsmittel dabeihaben. Das können Notizbuch, Akten, Mobiltelefon, Bücher oder auch das Notebook sein.

Finden Sie Ihre optimale Geschwindigkeit

Sie können viel Zeit gewinnen, wenn Sie nicht zu schnell etwas vollenden wollen oder zu lange zögern. Denken Sie z.B. an einen Marathonläufer. Sicherlich könnte er in der Anfangsphase schneller laufen, dann würde er jedoch später abfallen und insgesamt eine schlechtere Leistung erzielen. Sie müssen mit Ihren Ressourcen haushalten!

Was sind Ihre Tipps um Zeitfallen zu vermeiden? Hinterlassen Sie einen Beitrag in den Kommentaren – ich bin gespannt!

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