Richtiges Informationsmanagement

Das richtige Informationsmanagement

Viel Wissen geht in heutigen Unternehmen verloren, wenn Mitarbeiter aus dem Job ausscheiden oder die Abteilung wechseln. Viel Zeit geht verloren, wenn Sie oder Kollegen Unterlagen und Dokumente suchen, die jemand anders nach eigenem System abgelegt hat. Beides kann mit einem guten Informationsmanagement vermieden werden.

Als Führungskraft sind Sie dafür zuständig, dass Ihr Team Vorgaben zur Ablagesystematik und Datenstruktur bekommt. Sie erhalten hier Ideen für zwei Situationen, die es zu vereinfachen gilt.

1. Das Schwarmwissen Ihres Teams sollte zentral abgelegt sein. 

Für ein gutes Informationsmanagement nutzt es keinem etwas, wenn ein Mitarbeiter seine Dokumente, E-Mails oder sonstiges auf seinem eigenen / privaten Laufwerk oder in Outlook ablegt. Fällt er einmal durch Urlaub oder Krankheit aus oder verlässt die Abteilung / das Unternehmen, dann kann kein anderer auf seine Unterlagen zugreifen. Die (nicht gern gesehene) schnelle Lösung, einfach das Passwort an die Urlaubsvertretung weiterzugeben, ist datenschutzrechtlich nicht in Ordnung und ich denke, Ihre IT-Abteilung wird dazu auch eine klare Meinung haben.

2. Das Schwarmwissen sollte immer dann, wenn es gebraucht wird zur Verfügung stehen.

Sie haben sicher schon selbst Situationen erlebt, in denen Sie Unterlagen von einem Kollegen brauchten, der im Urlaub war. Und schon ging die Suche los… Das ist unwahrscheinlich zeitaufwändig und man kommt sich blöd vor, wenn die Unterlagen nicht auffindbar sind.

Da Sie als Führungskraft dafür zuständig sind…

… dass Ihr Team Vorgaben zur Ablagesystematik und Struktur bekommt, sollten Sie das Thema angehen. Bitte schauen Sie zuerst, wie Ihre Abteilung / Ihr Team in den Datenstrukturen und der Teamablage aufgestellt ist. Passt alles und jeder kann jederzeit ausfallen und der Betrieb geht ohne großes Suchen und datenschutzrechliche Brüche weiter? Wunderbar!

Wenn nicht, dann habe ich hier ein paar Ideen für Sie:

  • Ordnen Sie die Datenstrukturen in Ihrer Abteilung – so wird gefunden statt gesucht
  • Nehmen Sie die digitale Teamablage unter die Lupe
  • Generelle Tipps fürs E-Mail Management

1. Ordnen Sie die Datenstrukturen in Ihrer Abteilung –  so wird gefunden statt gesucht

Ich empfehle Ihnen, die Entwicklung einer einheitlichen Datenstruktur gemeinsam mit Ihrem Team aufzusetzen. Nur wenn das Team demokratisch an der Entwicklung beteiligt wird, entsteht ein nachhaltiges und verbindliches System. Von Ihnen als Führungskraft wird erwartet, das Ziel festzulegen und die schrittweise Optimierung der Ablagestruktur konsequent zu begleiten.

Eine erste grundsätzliche Entscheidung ist die Frage ob Sie mit Ihrem Team ein papierloses Büro wollen. Ist überhaupt die Möglichkeit gegeben komplett auf Papier zu verzichten? Oft wird nach wie vor mit Arbeitsakten gearbeitet und die Prozesse beinhalten z. B. die Weitergabe dieser Akten. Dann ist der Traum vom papierlosen Büro ausgeträumt.

Für diesen Fall gibt es hier ein paar Ideen für die Papierablage:

  • Standardisieren Sie die Arbeitsakten
  • strukturieren Sie Arbeitsvorgänge einheitlich in Hängeregister oder Ordnern:
Striktur in Register 1

So hat jedes Teammitglied jederzeit die Möglichkeit im Schreibtisch des Kollegen auf benötigte Akten / Papiere zuzugreifen.

Struktur in Hängeregister 2

2. Nehmen Sie die digitale Teamablage unter die Lupe

Eine Umstellung eines bestehenden Systems in eine neue Ordnung wird nicht einfach. Unterschätzen Sie nicht die Dauer eines solchen Projektes. Planen Sie eine Umstellung auf jeden Fall mit Ihrem Team zusammen – sonst könnte es Schwierigkeiten mit der Akzeptanz geben.

Tipps zur Umstellung der digitalen Ablage:

  • Legen Sie fest, welche Vorgänge auf öffentliche und welche auf persönliche Laufwerke gelegt werden, regeln Sie die entsprechenden Zugriffsrechte
  • Erstellen Sie eine feste Verzeichnisstruktur auf dem öffentlichen Laufwerk, die von allen Teammitgliedern genutzt wird
  • Legen Sie fest, welche Informationen in welche Ablage gelegt werden
  • Legen Sie fest, welche E-Mails auf öffentlichen Laufwerken gespeichert werden, damit alle Teammitglieder bei Bedarf darauf zugreifen können

Wenn Ihr Unternehmen bereits auf ein cloudbasiertes System umgestellt hat, dann sind die Tipps sicher auf dieses übertragbar.

3. Tipps fürs E-Mail-Management

Gutes E-Mail-Management ist heutzutage eine der größten Herausforderungen unserer Zeit. Zu viele und vor allem unrelevante E-Mails sind Zeitdiebe in unserem Arbeitsablauf. Da hilft nur eine klare und stringente Vorgehensweise.

Tipps fürs E-Mail Management im Team:
  • Prüfen Sie die E-Mail-Verteiler ob alle relevanten Ansprechpartner darin sind, entfernen Sie alle, die nicht unmittelbar betroffen sind.
  • Legen Sie Vorgaben für Ihren internen E-Mail-Knigge fest. Ideen finden Sie hier: Wie schreibe ich eine E-Mail richtig?
  • Legen Sie auf jeden Fall fest in welchen Ausnahmesituationen die „allen Antworten“ – Funktion benutzt werden darf.
  • Erstellen Sie eine Matrix aus der ersichtlich ist, welche E-Mails an wen zu senden sind. Die Matrix könnte so aussehen:
Art der InformationAnCC
MitarbeiterplanungHuman ResourcesTeamleitung
Anregungen zur QualitätsverbesserungAbteilung QMFrau Meyer
Fragen zum ReportingIT-Abteilung-Hr. SchulzHerr Müller
VertragsfragenAbteilung EinkaufFrau Meyer
Tipps für Ihr eigenes E-Mail Management:

Ihr E-Mail-Postfach quillt über von Nachrichten und Informationen, die Sie gar nicht brauchen und dafür erhalten Sie die für Sie relevanten Nachrichten gar nicht oder sie gehen unter?

  • Bündeln Sie Ihre E-Mail-Bearbeitung. Legen Sie Zeiten fest, in denen Sie Ihre E-Mails gebündelt checken und bearbeiten
  • Entscheiden Sie ab sofort beim Öffnen einer E-Mail, was zu tun ist:
    • Sofort lesen und anschließend löschen
    • Fünf Minuten bearbeiten: sofort erledigen
    • Handlungsbedarf; a) sofort einplanen als Aufgabe / Kalendereintrag oder b) sofort ablegen auf dem Server oder c) Weiterdelegieren
  • Schalten Sie Erinnerungs- und Alarmfunktionen im Posteingang aus. Das aufpoppen von kleinen Briefumschlägen unterbricht Sie in Ihrer Arbeit und Sie werden schneller verleitet die Mail direkt anzuschauen.
  • Erstellen Sie Unterordner in Ihrem E-Mail Account und verschieben Sie E-Mails themenbezogen oder lassen Sie sie durch den Regelassistenten automatisch dorthin verschieben.
  • Strukturieren Sie Ihre elektronische Wiedervorlage:
    • Machen Sie Aufgaben aus Ihren E-Mails.
    • Versehen Sie diese mit Fälligkeits- und Startdatum
    • Vergeben Sie Erinnerungsfunktionen

Ich wünsche Ihnen viel Erfolg! 

Anette Kirsch-Krumhaar, Trainerin & Coach
Sie haben Fragen? Dann kontaktieren Sie mich gerne auf dem Weg, der für Sie am besten passt:
Telefonisch: +49 621 54578435
E-Mail: a.kirsch@kirsch-komm.de
Mich interessiert, was Sie bewegt und an welchen Herausforderungen Sie knabbern.